個人情報保護方針

株式会社ファーマインドは青果物・生花の輸出入、加工及び販売、青果センターの運営、青果物等におけるシステム開発、マッチングサイトの運営・食品関連事業コンサルティング業務を実施する上での個人情報保護の重要性を鑑み、今後継続してお客様からの信頼を維持し続ける環境並びに体制を構築すべく次のとおり個人情報保護方針を定め、実施いたします。

株式会社ファーマインドは

１．

法律・規律を遵守する行動

２．

社内規則・ルールなどを遵守する行動

３．

企業倫理を遵守する行動

４．

企業ビジョン等に適合し行動

を行動規範とする企業です。
これは単に法令遵守のみに止まらず、道徳遵守すなわち関連する全ての人々、会社、株主、社会等と共にあるべき価値観を共有するための倫理綱領です。

具体的には

１．

当社は、個人情報を取得するにあたり、事前にその利用目的を明確にし、目的以外での利用は一切いたしません。またお客様の同意を得た範囲外での利用及び提供は一切いたしません。

２．

当社は、保有する個人情報への漏洩、滅失又はき損等のリスクを深く認識し、適切な予防処置並びに是正処置を講じます。

３．

当社は、個人情報保護に関する法令、国が定めた指針、その他の規範を遵守いたします。

４．

当社は、個人情報保護に関するマネジメントシステムを定期的に見直し、効果的に実施されるよう継続的に改善いたします。

５．

当社は、個人情報に関する苦情及び相談に対応いたします。

このたび制定・実施される個人情報保護法に対する当社の方針を、この倫理綱領に則り以下のとおり宣言いたします。

（１）

遵守すべき法令等の社員への周知と実行

（２）

遵守体制の整備

（３）

運用状況の点検と違反した場合の懲罰規定の整備

（４）

これらの定期的な見直しと改善の継続

個人情報の取扱いについて

１．

個人情報の利用目的

当社が取り扱う個人情報の利用目的は以下のとおりとします。

お客様に関する個人情報

・

ご購入いただいた商品又はサービスの代金決済や発送のため

・

商品又はサービスに関するお問合せ等への対応のため

・

当社が実施するキャンペーンの当選者の抽選、賞品の発送、キャンペーン案内及びお問合せ対応のため

・

カタログ、DM、SNSなどによる新商品やサービス、キャンペーン情報の提供のため

お取引先、他社の役員・従業員等の方に関する個人情報

・

当社取扱商品の販売促進及び店舗などへの提案のため

・

受注から請求、決済までのお取引に関する事務処理をおこなうため

・

商品又はサービスに関するお問合せに対応するため

・

株主の方に関する個人情報

・

会社法等、法令に基づく権利の行使及び義務の履行のため

・

事業報告等、当社からの情報の提供のため

・

各種法令に基づく株主管理のため

官公庁の職員等の方に関する個人情報

・

事業を遂行するにあたり必要な連絡・報告・問い合わせ等を行うため

採用応募者の方に関する個人情報

・

ご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供や連絡のため

・

採用選考のため

従業員（従業員の家族及び退職者を含む。以下同じ）に関する個人情報

・

人事管理、雇用管理、労務管理、給与、社会保険業務のため

・

ビデオ、カメラ及びオンライン等でのモニタリングなどによる安全管理のため

・

会社貸与備品の管理のため

・

災害時などの安否確認及び緊急連絡のため

・

労働者派遣業務のため

・

当社の宣伝資料等における広報のため

＊

当社お客様相談室へのお問合せにつきましては、会話内容やご要望等を正確に把握し対応するために録音させていただいております。
また、録音しました内容につきましては、お問合せに正確に対応することのほか、業務及び製品の品質等の向上に資する目的で利用させていただく場合がございます。

＊

防犯及びセキュリティ管理のために、当社にご来社された方の画像、音声を記録させていただく場合がございます。

２．

保有個人データについて

当社の名称及び所在地等

株式会社ファーマインド

東京都千代田区神田和泉町1番地　神田和泉町ビル

代表取締役　堀内　達生

個人情報保護管理者

管理者：管理本部　総務部長

所属部署：管理本部　総務部

連絡先：「個人情報のお問合せ・苦情の申し出先」と同様

保有個人データの利用目的

「１．個人情報の利用目的について」と同様

個人情報のお問合せ・苦情の申し出先

株式会社ファーマインド　管理本部　総務部

〒101-0024 東京都千代田区神田和泉町1番地　神田和泉町ビル8階

TEL：03-5835-2143

受付時間：9:30～12:00/13:00～16:30

　　　　　土曜日、日曜日、国民の祝祭日、年末年始を除く

認定個人情報保護団体について

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。当該団体の苦情の解決申出先は以下のとおりです。

 

【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】

※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。

 

　一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局

　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

　TEL：03-5860-7565

　受付時間：9:30～12:00/13:00～16:30

　　　　　　土曜日、日曜日、国民の祝祭日、年末年始を除く

開示等の求めに応じる手続き

当社が保有する開示対象個人情報につきまして、本人又は代理人は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供に関する記録の開示を求めることができます。

 

①

請求先

東京都千代田区神田和泉町1番地　神田和泉町ビル8階

株式会社ファーマインド　管理本部　総務部

②

開示等の求めに関する手続きについて
【開示等の請求手続き】

(1)

開示等のお求めについては、「開示等の請求に必要な書類」を当社にお送りください。
※直接ご来社いただいても対応いたしかねます。また、電話及び電子メール、ファクシミリによる受付も行っておりません。
※お送りいただくものには個人情報が含まれますので、差し出した発送物を追跡・確認できる方法にてお送りください。当社への未着の場合、追跡・確認できる方法でお送りいただいていない場合は対応できませんので、ご了承ください。

(2)

回答は原則として本人に対して書面（封書郵送）にて行います。

(3)

電磁的記録にて開示を希望される方は、保有個人データ開示等請求書に開示希望先の電子メールアドレスをご記載ください。当社からテストメールを送信後、ご返信いただいた電子メールに対して、再度当社から対象の個人情報（PDFデータ）を添付した電子メールをお送りします。
※電磁的記録にて開示については、その他の方法での対応はいたしかねますので、ご了承ください。
※個人情報（PDFデータ）は、パスワードを設定したうえでお送りし、パスワードを記載した電子メールは別途送信します。

(4)

開示等のご請求に応じることができない場合は、応じられない理由を通知いたします。

【開示等の請求に必要な書類】
（本人からのご請求）

・

個人情報開示等請求書（必要事項が記載されたもの）
※上記よりダウンロードしてご使用下さい

・

本人の身分証明書（免許証、パスポート、健康保険証のいずれか）の写し

（代理人からのご請求）

・

個人情報開示等請求書（必要事項が記載されたもの）
※上記よりダウンロードしてご利用下さい。

・

委任状（本人の実印で押印があるもの）
※実印がない場合は、本人の直筆によるサインがあるもの

・

本人の印鑑証明書（発行から3ヶ月以内のものに限ります）
※実印がない場合は、委任した旨を誓約した本人直筆による書面（フリーフォーマット）

・

本人及び代理人の身分証明書（免許証、パスポート、健康保険証のいずれか）の写し

（代理人が未成年者の法定代理人の場合）

・

上記（代理人からのご請求）に記載の書類に加え、戸籍謄本、住民票（続柄の記載されたもの）、その他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれかの写し
※戸籍謄本、住民票は発行より6ヶ月以内のものに限ります。
　なお、本籍地やマイナンバーが記載されている場合は、黒塗りにするなど認識できないようにしてください。

（代理人が成年被後見人の法定代理人の場合）

・

上記（代理人からのご請求）に記載の書類に加え、後見登記等に関する登記事項証明書、その他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれかの写し
※後見登記等に関する登記事項証明書は発行より６ヶ月以内のものに限ります。

【開示等のお求めについての手数料】
1回のお求めにつき1,000円をいただきます。
お送りいただく請求書等に定額小為替証書（有効期間内のものに限ります）を同封してください。
なお、保有個人データが存在しない場合や法令に基づき開示等に応じることができない場合も手数料は返金できませんので、あらかじめご了承ください。
※郵便局所定の手数料（額面金額とは別）は、請求者にてご負担願います。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

①

基本方針の策定
保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

②

保有個人データの取扱いに係る規律の整備
保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

③

組織的安全管理措置

(1)

保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

(2)

保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

④

人的安全管理措置

(1)

保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

(2)

保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

⑤

物理的安全管理措置

(1)

保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

(2)

保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

⑥

技術的安全管理措置

(1)

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

(2)

保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

３．

共同利用に関する事項について

当社は、個人情報保護法に基づき、以下の事項に従って、当社グループ会社間で共同利用させていただく場合があります。

①

共同利用する個人情報の項目

・

お取引先の代表者名又は担当者名

・

お取引先の担当者の所属先情報（会社名、役職名、所属部署名等）

・

お取引先の連絡先（住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス等）

②

共同利用する者の範囲

当社及び当社の子会社

③

共同利用する者の利用目的

お取引先への営業活動、連絡、取引管理、情報提供及びその他のお取引先に関する業務に必要な事務管理等

④

共同利用について責任を有する者

株式会社ファーマインド

⑤

取得方法

お取引先より直接取得

４．

個人情報の第三者への提供について

当社は、本人の同意を得ずに本人の個人情報を第三者に提供することはありません。ただし、以下のいずれかに該当する場合は、本人の同意を得ずに個人情報を提供することがあります。

(1)

法令に基づく場合

(2)

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

５．

個人情報の委託について

当社は、利用目的の達成のために、個人情報の全部又は一部を外部業者へ委託する場合があります。外部業者に委託する場合は、当社が規定する個人情報管理基準を満たす企業を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督します。

６．

個人情報提供の任意性

当社への個人情報の提供については本人の任意です。ただし、個人情報をご提供いただけない場合、お問い合わせについて適切に回答できない等、ご要望されたことに対して対応が受けられない場合があります。